（一）會議的規模與攝像機選擇匹配度要適合

在建設會議系統之前確定好會議的規模是需要考慮的首要條件。根據會議系統的規模與用途（例如場地大小、會議系統常用用途、是否有主分會場等等）來決定攝像點位的數量以及位置，從而選擇適合的攝像機類型以及數量。

在中大型會議系統無論布置了多少臺攝像機進行拍攝，一定有幾支關鍵的機位被設定在必要的定點區域。一般大型的視頻會議系統，針對這些關鍵機位，就可以設計架構成分布式多點控制的方式，一方面主控人員可以把控所有攝像機的全局拍攝，與此同時副控人員還可以配合進行關鍵機位的雙重操作，確保會議現場信號安全。減輕主控人員操作負擔的同時，將控制任務有序按區域分配至相關副控人員處。

視頻會議系統內各種音視頻設備的兼容性與可擴展性非常重要。而這些要求主要體現在中控設備與核心切換設備上。在傳統的會議系統里，很少會考慮使用切換設備。但現今的視頻會議系統通常會增加操作直觀的多路畫面切換設備可以大大提升視頻會議系統操作使用的便利性，對每一路主要信號的直觀把握更優于矩陣的直接控制。切換設備的植入對整個系統的可擴展性也會大大的增強。